Serien-E-Mail für Outlook mit Anhängen: Kostenloser Software-Download

So laden Sie Serien-E-Mail für Outlook und Excel mit Anhängen herunter und verwenden es

1. Empfängerliste laden

Laden Sie das Serien-E-Mail-Tool für Outlook herunter und öffnen Sie Ihre XLSX- oder CSV-Datei. Tabellenblatt und Spaltennamen spielen dabei keine Rolle: Das Programm erkennt die Spalten für Adressen und Namen automatisch; falls nötig, passen Sie die Zuordnung einfach manuell an. Auch Ihre Outlook-Kontakte lassen sich direkt als Quelle nutzen.

2. E-Mail einmalig verfassen

Geben Sie Betreff und Text ein und fügen Sie Seriendruckfelder bequem über die Seitenleiste ein. Dabei steht Ihnen jede Tabellenspalte sowie das Datum und die Datensatznummer zur Verfügung. Fügen Sie allgemeine Anhänge für alle Empfänger hinzu und wählen Sie die Spalte aus, die den Pfad zum individuellen Dokument der jeweiligen Person enthält. So entsteht ein personalisierter E-Mail-Versand für Outlook auf Basis Ihrer eigenen Tabelle.

3. Nachrichten vor dem Absenden prüfen

In der Vorschau prüfen Sie die E-Mails exakt so, wie sie beim Empfänger ankommen - mit allen bereits ausgefüllten Adressfeldern. Fehlende Dateien, leere Adressfelder, Duplikate und unbekannte Feldnamen werden mit der jeweiligen Zeilennummer aufgeführt, sodass Sie Fehler in der Tabelle gezielt beheben können. Zudem berechnet das Programm die voraussichtliche Versanddauer.

4. Postfach verbinden und versenden

Melden Sie sich über den Browser an Ihrem Outlook-Postfach an oder tragen Sie Host, Port und Anmeldedaten Ihres eigenen SMTP-Servers ein. Bestimmen Sie die Versandgeschwindigkeit, starten Sie sofort oder zu einem festgelegten Zeitpunkt und verfolgen Sie den Fortschritt. Nach Abschluss erhalten Sie einen Bericht über alle versendeten Nachrichten.

Warum viele zu Serienmail für Outlook wechseln

Im nächsten Monat ist alles bereits eingerichtet

Eine Aussendung, die Sie im September erstellen, nutzen Sie im Oktober und November meist in gleicher Form wieder. Das Programm speichert Ihre Konfiguration deshalb als Projektdatei (.ommproj), die alle Einstellungen aus sämtlichen vier Schritten enthält. Da Passwörter und Tokens darin gar nicht erst abgelegt werden, lässt sich die Datei problemlos im gemeinsamen Abteilungsordner ablegen. Im Folgemonat tauschen Sie lediglich die Tabelle aus und klicken auf Start. Beim erneuten Öffnen schlägt das Programm direkt das zuletzt verwendete Projekt mit Zeitstempel vor - so sehen Sie am Montagmorgen sofort, ob der Versand am Freitag vollständig abgeschlossen wurde oder mittendrin abgebrochen ist.

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Keine unvollständigen Versandläufe

In Support-Foren liest man immer wieder dasselbe Problem: Die ersten 20 E-Mails gehen problemlos raus, danach kommen plötzlich unzustellbare Rückläufer ohne jede Erklärung oder nach 130 Nachrichten bleibt der Rest einfach im Postausgang hängen. Serienmail für Outlook versendet mit der von Ihnen festgelegten Geschwindigkeit und führt ein eigenes Protokoll, in dem für jeden Empfänger vermerkt ist, ob er noch aussteht, gerade übertragen wird oder bereits erledigt ist. Bricht der Vorgang ab, ermittelt das Programm den Status der aktuell übertragenen Nachrichten und setzt genau dort wieder an - so erhält kein Kunde eine Rechnung doppelt. Am Ende müssen alle Summen aufgehen; lässt sich ein Restbestand nicht eindeutig zuordnen, wird er im Bericht explizit als ungeklärt aufgeführt.

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Ein eigenständiges Programm, kein Outlook-Add-in

Das neue Outlook für Windows unterstützt ausschließlich Web-Add-ins. COM- und VSTO-Add-ins funktionieren dort überhaupt nicht mehr - weshalb viele Nutzer ihr Serienmail-Tool über Nacht verloren haben. Hierbei handelt es sich dagegen um eine eigenständige Serienmail-Software für Windows. Sie klinkt sich nicht in Office ein, leitet Nachrichten nicht über den Outlook-Postausgang weiter und funktioniert unabhängig davon, welche Outlook-Version Sie einsetzen.

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Individuelle Dateianhänge pro Empfänger

Für einen Serienversand mit Anhängen genügt eine einzige Tabellenspalte: Tragen Sie dort den Dateipfad zum jeweiligen Dokument ein, und Serienmail für Outlook fügt die betreffende Datei ausschließlich der E-Mail des jeweiligen Empfängers bei. Allgemeine Anhänge, die alle erhalten sollen, lassen sich im selben Durchgang separat hinzufügen. Ob Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, Zertifikate oder unterzeichnete Verträge - das Prinzip ist immer dasselbe.

Persönlicher Betreff, persönlicher Text

Seriendruckfelder lassen sich nicht nur im Textkörper, sondern auch in der Betreffzeile verwenden. Genau das unterscheidet eine echte personalisierte E-Mail von einer Nachricht, der man sofort ansieht, dass sie an hunderte Empfänger gleichzeitig ging. Zeilen mit leeren Werten werden automatisch ausgeblendet - eine Anrede ohne Namen und mit verwaistem Komma gibt es also nicht. Auch Systemfelder wie Datum oder Datensatznummer stehen bereit, und Sonderzeichen in Namen werden fehlerfrei übernommen.

Cc und Bcc aus einer Tabellenspalte

Die Standard-Seriendruckfunktion von Word und Outlook befüllt ausschließlich das Empfängerfeld („An") - die zuständigen Kundenbetreuer automatisch in Kopie zu setzen, ist damit nicht möglich. Hier hingegen übernehmen die Felder „Cc" und „Bcc" wahlweise eine feste Adresse oder zeilenweise die Werte aus einer ausgewählten Spalte Ihrer Tabelle.

Ihre Liste, Ihre Spalten

Excel-Arbeitsmappen und CSV-Dateien werden in derselben Übersicht geladen wie Ihre Outlook-Kontakte; auch lokale PST- oder OST-Archive lassen sich problemlos einlesen. Dabei muss Ihre Tabelle nicht zwingend in der ersten Zeile des Tabellenblatts beginnen. Auch bei den Spaltenüberschriften gibt es keine starren Vorgaben - ganz im Gegensatz zu den meisten kostenlosen Makro-Lösungen. Aus Archiven importiert das Programm ausschließlich Kontakte, keine E-Mails.

Die Vorabprüfung

Bevor auch nur eine einzige Nachricht versendet wird, blättern Sie durch die E-Mails - exakt so, wie die Empfänger sie mit ausgefüllten Seriendruckfeldern sehen werden. Mögliche Fehler werden erfasst und zeilenweise aufgeführt: eine Datei, die am angegebenen Pfad fehlt; eine leere oder ungültige Adresse; ein doppelter Empfänger; oder ein Platzhalter in der Vorlage, zu dem es keine passende Tabellenspalte gibt. Zudem schätzt die Prüfung die voraussichtliche Versanddauer und warnt rechtzeitig, wenn eine Empfängerliste das Tageslimit des Postfachs übersteigt.

Ihr Postfach, Ihre Anmeldung

Für den Versand stehen zwei Wege bereit: Melden Sie sich über den Systembrowser direkt bei Outlook oder Microsoft 365 an - der moderne Standard, da die kennwortbasierte SMTP-Authentifizierung für Microsoft-Postfächer schrittweise eingestellt wird. Alternativ nutzen Sie klassisches SMTP für einen lokalen Exchange-Server, eine eigene Domain oder ein Gmail-Konto mit App-Passwort. Das Zugriffstoken verbleibt nur im Arbeitsspeicher, solange das Programm geöffnet ist, und die E-Mails werden direkt von Ihrem Computer an Ihren Anbieter gesendet. Keine Nachricht wird über Server von SoftOrbits geleitet.

Mail Merge for Outlook and Excel with Attachments

Sprachen

Dateigröße

70,3 MB

Version

3.2

Zuletzt aktualisiert

25/07/26

€ 24,99

🖥️ System Requirements

Windows 11/10/8.1/8/7 (32/64 Bit)
Intel i3, AMD Ryzen 5 oder höher
4 GB RAM oder mehr
NVIDIA® GeForce® Serie 8 und 8M, Intel® HD Graphics 2000, Quadro FX 4800, Quadro FX 5600, AMD Radeon™ R600, Mobility Radeon™ HD 4330, Mobility FirePro™ Serie, Radeon™ R5 M230 oder höhere Grafikkarte mit aktuellen Treibern
1280 × 768 Bildschirmauflösung, 32-Bit-Farbe
1 GB freier Festplattenspeicher oder mehr

🙋 Häufig gestellte Fragen

❓ Kann ich an jeden Empfänger eine andere Datei senden?

Kurz gesagt: Ja, genau dafür ist das Programm da. Im Detail: Ergänzen Sie in Ihrer Excel- oder CSV-Datei einfach eine Spalte mit dem Dateipfad zum jeweiligen Dokument und wählen Sie diese Spalte im Schritt zur Nachrichtenerstellung aus. Dateien, die an alle Empfänger gehen sollen, hängen Sie separat an. Fehlen Dateien, meldet das Programm dies unter Angabe der Zeilennummer bereits beim Prüfschritt - noch bevor eine einzige E-Mail verschickt wird.

❓ Lassen sich Serien-E-Mails auch mit PDF-Anhängen versenden?

Anhänge für Outlook-Serien-E-Mails funktionieren unabhängig vom Dateiformat: Eine PDF-Datei wird genauso angehängt wie jedes andere Dokument. Das Programm generiert diese PDFs nicht selbst, sondern greift auf bereits vorhandene Dateien auf Ihrer Festplatte zu - ideal, wenn Rechnungen aus der Buchhaltungssoftware oder Gehaltsabrechnungen aus dem Lohnprogramm bereits fertig exportiert sind. Sie verweisen lediglich auf den Ordner, hinterlegen die Pfade in einer Spalte, und jede Tabellenzeile wird mit dem passenden Dokument verknüpft.

❓ Wie erstelle ich Serien-E-Mails aus einer Excel-Tabelle?

Während man für den Serienversand aus Excel über Outlook mit Bordmitteln meist drei Programme umständlich kombinieren muss, öffnen Sie hier einfach direkt im ersten Schritt Ihre Arbeitsmappe. Das Programm liest das Tabellenblatt ein, übernimmt die Spalten unverändert und erkennt automatisch die Adressspalte. Alle übrigen Spalten stehen als Serienbrieffelder bereit und lassen sich direkt in den Betreff oder Nachrichtentext einfügen. Sie müssen vorab weder Spalten umbenennen noch Daten auf das erste Tabellenblatt verschieben.

❓ Muss Outlook auf dem Computer installiert sein?

Nein. Es handelt sich um ein eigenständiges Windows-Programm und nicht um ein Add-in. Die Software meldet sich über den Browser bei Ihrem Outlook- oder Microsoft 365-Postfach an oder versendet die E-Mails über einen beliebigen SMTP-Server. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie das klassische Outlook, das neue Outlook oder gar kein Outlook installiert haben - lediglich die Datenquelle zum Auslesen von Outlook-Kontakten setzt ein verknüpftes Microsoft-Konto voraus.

❓ Wie lassen sich personalisierte Serien-E-Mails mit individuellen Anhängen in Outlook 365 versenden?

Melden Sie sich im letzten Schritt über den Systembrowser bei Ihrem Microsoft 365-Postfach an. Der Versand erfolgt anschließend direkt über Ihr eigenes Konto: Zeile für Zeile mit der jeweils zugeordneten Datei. Die integrierte Geschwindigkeitsregelung sorgt dafür, dass die Standardlimits Ihres Postfachs eingehalten werden, und der Prüfschritt zeigt Ihnen vorab an, ob die gesamte Liste innerhalb eines Tages versendet werden kann.

❓ Können sich die Angaben für CC und BCC bei jedem Empfänger unterscheiden?

Ja. In beide Felder können Sie entweder eine feste Adresse eintragen oder eine Spalte aus Ihrer Tabelle zuweisen. So lässt sich in einer Zeile beispielsweise der Kundenbetreuer in Kopie setzen und in der nächsten eine andere Abteilung. Die integrierte Seriendruckfunktion füllt lediglich das Empfängerfeld („An"), weshalb diese Frage häufig gestellt wird.

❓ Wie viele E-Mails kann ich an einem Tag versenden?

Kurz gesagt: Das bestimmt Ihr Postfachanbieter, nicht das Programm. Im Detail: Exchange Online erlaubt pro Postfach bis zu 10.000 Empfänger innerhalb von 24 Stunden bei maximal 30 Nachrichten pro Minute. Andere Anbieter haben eigene Grenzwerte festgelegt. Sie bestimmen die Versandgeschwindigkeit, und der Prüfschritt ermittelt vorab, ob Ihre Liste das tägliche Kontingent einhält.

❓ Wie groß darf ein Anhang sein?

Auch dieses Limit hängt vom jeweiligen E-Mail-Dienst ab. Bei Microsoft-Postfächern liegt der Standardwert bei 35 MB pro Nachricht; Administratoren können Grenzwerte zwischen 1 MB und 150 MB festlegen. Beim Versand über die Outlook-Anmeldung gilt zudem ein Limit von 3 MB für eine einzelne Upload-Anfrage, sodass größere Dateien automatisch über eine separate Upload-Sitzung übertragen werden. Das Programm steuert diesen Ablauf selbstständig.

❓ Beim Anmelden erscheint der Hinweis, dass der Administrator die App genehmigen muss. Warum?

In vielen Unternehmen ist festgelegt, dass ein Administrator jede Anwendung einmalig für die gesamte Organisation (Tenant) freigeben muss, wenn sie Postfachberechtigungen anfordert. Dies ist eine Sicherheitsrichtlinie in Ihrem Microsoft-Tenant, die von externer Software nicht verändert werden kann. Falls die Freigabe etwas Zeit in Anspruch nimmt, lässt sich der Versand alternativ direkt über SMTP abwickeln.

❓ Kann ich das Programm mit Gmail oder einem eigenen Mailserver nutzen?

Ja, über SMTP: Host, Port, Anmeldedaten und TLS. Gmail setzt dafür ein App-Passwort anstelle des normalen Kontopassworts voraus. Bei Postfächern in Microsoft 365 ist die Anmeldung über den Browser die bessere Wahl, da der passwortbasierte SMTP-Versand dort schrittweise abgeschaltet wird.

❓ Landen meine E-Mails im Spam-Ordner?

Niemand kann vorhersagen, in welchem Ordner eine Nachricht landet, und wir machen Ihnen da keine falschen Versprechungen. Es hilft jedoch, über das eigene Postfach und die eigene Domain zu senden, nur Empfänger anzuschreiben, die Ihre Nachrichten erwarten, und ein gleichmäßiges Sendetempo beizubehalten, anstatt alles auf einen Schlag zu verschicken. Eine echte Textalternative neben der HTML-Fassung verbessert die Zustellung zusätzlich - das Programm erstellt diese automatisch für Sie.

❓ Was beinhaltet die kostenlose Testversion?

Die Testversion versendet pro Durchgang an bis zu 25 Adressen. Dabei gibt es keinerlei Einschränkungen an der Benutzeroberfläche. Ihre E-Mails bleiben zudem ganz die Ihren: Wir fügen den ausgehenden Nachrichten keine Werbezeilen oder Hinweise auf uns hinzu.

❓ Wann ist die Software nicht das richtige Werkzeug?

Wenn Ihnen die Empfängerliste nicht gehört. Das Programm ist für den Serienversand an Personen gedacht, mit denen Sie bereits in Kontakt stehen - ob Kunden, Mitarbeiter oder Studierende. Es ist keine Marketing-Plattform; daher gibt es kein Tracking von Öffnungen oder Klicks und keine Funktionen zur Adressgewinnung. Der zeitgesteuerte Versand funktioniert nur bei geöffnetem Programm, da kein separater Hintergrunddienst läuft. Zudem handelt es sich um eine Windows-Anwendung, die nicht auf dem Mac läuft.

Serien-E-Mail für Outlook und Excel mit Anhängen herunterladen

So laden Sie Serien-E-Mail für Outlook und Excel mit Anhängen herunter und verwenden es

1. Empfängerliste laden

2. E-Mail einmalig verfassen

3. Nachrichten vor dem Absenden prüfen

4. Postfach verbinden und versenden

Warum viele zu Serienmail für Outlook wechseln

Im nächsten Monat ist alles bereits eingerichtet

Keine unvollständigen Versandläufe

Ein eigenständiges Programm, kein Outlook-Add-in

Individuelle Dateianhänge pro Empfänger

Persönlicher Betreff, persönlicher Text

Cc und Bcc aus einer Tabellenspalte

Ihre Liste, Ihre Spalten

Die Vorabprüfung

Ihr Postfach, Ihre Anmeldung

Für wen Serien-E-Mail für Outlook gedacht ist

Buchhaltung und Finanzen

Personalabteilung und Lohnbuchhaltung

Kleinunternehmen und Büroverwaltung

🖥️ System Requirements

🙋 Häufig gestellte Fragen

❓ Kann ich an jeden Empfänger eine andere Datei senden?

❓ Lassen sich Serien-E-Mails auch mit PDF-Anhängen versenden?

❓ Wie erstelle ich Serien-E-Mails aus einer Excel-Tabelle?

❓ Muss Outlook auf dem Computer installiert sein?

❓ Wie lassen sich personalisierte Serien-E-Mails mit individuellen Anhängen in Outlook 365 versenden?

❓ Können sich die Angaben für CC und BCC bei jedem Empfänger unterscheiden?

❓ Wie viele E-Mails kann ich an einem Tag versenden?

❓ Wie groß darf ein Anhang sein?

❓ Beim Anmelden erscheint der Hinweis, dass der Administrator die App genehmigen muss. Warum?

❓ Kann ich das Programm mit Gmail oder einem eigenen Mailserver nutzen?

❓ Landen meine E-Mails im Spam-Ordner?

❓ Was beinhaltet die kostenlose Testversion?

❓ Wann ist die Software nicht das richtige Werkzeug?

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