Mail Merge for Outlook and Excel with Attachments Mail Merge for Outlook and Excel with Attachments
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Serien-E-Mail für Outlook und Excel mit Anhängen herunterladen

Serien-E-Mail für Outlook und Excel mit Anhängen schickt jeder Person auf Ihrer Excel-Liste einen eigenen Brief mit eigenem Betreff und eigener angehängter Datei. Die Nachrichten gehen aus Ihrem eigenen Postfach hinaus, über die Outlook-Anmeldung oder Ihren SMTP-Server.

   
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Mail Merge for Outlook and Excel with Attachments Screenshot.
Die Anleitung von Microsoft selbst sieht Links vor, keine Anhänge. SoftOrbits Serien-E-Mail für Outlook liest Ihre Tabelle, setzt Seriendruckfelder dort ein, wo Namen oder Zahlen hingehören, hängt an jede Zeile eine persönliche Datei an und verschickt die Briefe aus Ihrem Postfach. Ohne Zwischenschritt über Word und ohne eine Kette aus drei Anwendungen, die alle in der passenden Version vorliegen müssen.

So laden Sie Serien-E-Mail für Outlook und Excel mit Anhängen herunter und verwenden das Programm

Empfängerliste laden.
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Empfängerliste laden

Öffnen Sie Ihre XLSX- oder CSV-Datei. Jedes Tabellenblatt und beliebige Spaltennamen sind möglich. Das Programm erkennt die Adress- und Namensspalten selbst, und Sie können seine Auswahl von Hand korrigieren. Auch Outlook-Kontakte lassen sich als Quelle verwenden.

Den Brief einmal schreiben.
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Den Brief einmal schreiben

Geben Sie Betreff und Text ein und ziehen Sie dann Seriendruckfelder aus der Seitenleiste hinein. Jede Tabellenspalte steht zur Verfügung, dazu das Datum und die Datensatznummer. Hängen Sie Dateien an, die alle erhalten, und wählen Sie die Spalte, in der das Dokument der jeweiligen Person steht.

Jede Nachricht vor dem Versand prüfen.
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Jede Nachricht vor dem Versand prüfen

Der Schritt „Prüfung" zeigt die Briefe so, wie sie ankommen werden, mit allen ausgefüllten Adressfeldern. Er listet fehlende Dateien, leere Adressen, Duplikate und unbekannte Feldnamen mit ihren Zeilennummern auf. Außerdem schätzt er die Versanddauer.

Postfach verbinden und senden.
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Postfach verbinden und senden

Melden Sie sich im Browser bei Ihrem Outlook-Postfach an oder geben Sie Host, Port und Anmeldenamen Ihres SMTP-Servers ein. Legen Sie das Tempo fest, senden Sie sofort oder planen Sie einen Zeitpunkt, und verfolgen Sie den Fortschritt. Der Abschlussbericht zeigt, was verschickt wurde.

Warum Anwender zu Serien-E-Mail für Outlook wechseln

Im nächsten Monat ist alles schon eingerichtet.

Im nächsten Monat ist alles schon eingerichtet

Speichern Sie den Versand als Projektdatei (.ommproj). Sie enthält alles, was Sie in den vier Schritten eingerichtet haben, Passwörter und Tokens werden darin jedoch nicht gespeichert. Tauschen Sie im nächsten Monat die Tabelle aus und klicken Sie auf „Start". Das Programm bietet außerdem das zuletzt geöffnete Projekt mit Datum an, sodass Sie sehen, ob der Versand vom Freitag fertig wurde oder mittendrin abgebrochen ist.

   
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Kein halb erledigter Versand

In den Support-Foren liest man immer wieder dieselbe Geschichte. Die ersten 20 Nachrichten gehen problemlos hinaus. Dann kommen Mails ohne Erklärung als unzustellbar zurück, oder 130 werden verschickt und der Rest bleibt im „Postausgang" liegen. Serien-E-Mail für Outlook sendet in einem Tempo, das Sie festlegen, und führt ein eigenes Protokoll, in dem jeder Empfänger entweder noch nicht gesendet, gerade in Zustellung oder erledigt ist. Bricht der Lauf ab, ermittelt das Programm, was mit den Nachrichten in Zustellung geschehen ist, und setzt genau dort fort, sodass kein Kunde eine Rechnung zweimal erhält. Die Summen am Ende müssen aufgehen, und ein Rest, den niemand nachvollziehen kann, wird im Bericht als ungeklärt ausgewiesen.

   
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Kein halb erledigter Versand.
Ein eigenständiges Programm, kein Outlook-Add-in.

Ein eigenständiges Programm, kein Outlook-Add-in

Das neue Outlook für Windows führt nur Web-Add-ins aus, COM- und VSTO-Add-ins laufen dort also nicht. Dies ist eine eigenständige Serien-E-Mail-Software für Windows. Sie versendet unabhängig davon, welche Outlook-Version Sie gerade vor sich haben.

   
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Ein persönlicher Anhang pro Empfänger

Tragen Sie den Pfad zum Dokument jeder Person in eine Spalte ein, und Serien-E-Mail für Outlook hängt diese Datei nur an die Nachricht dieser Person an. Gemeinsame Anhänge fügen Sie im selben Lauf separat hinzu. Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, Zertifikate und unterschriebene Verträge funktionieren auf dieselbe Weise.

Persönlicher Betreff, persönlicher Text

Seriendruckfelder funktionieren im Betreff ebenso wie im Text. Leere Werte entfernen ihre Zeilen, sodass keine Anrede mit Komma, aber ohne Namen hinausgeht. Datum und Datensatznummer stehen als Servicefelder zur Verfügung, und Sonderzeichen in Namen werden korrekt übernommen.

Cc und Bcc aus einer Spalte

Der integrierte Seriendruck in Word und Outlook füllt nur das Feld „An". Hier übernehmen „Cc" und „Bcc" Zeile für Zeile eine feste Adresse oder eine Tabellenspalte.

Ihre Liste, Ihre Spalten

Excel-Arbeitsmappen und CSV-Dateien werden in dasselbe Raster geladen wie Outlook-Kontakte, und auch ein lokales PST- oder OST-Archiv lässt sich einlesen. Die Tabelle darf unterhalb der ersten Zeile beginnen, und ihre Überschriften dürfen beliebig heißen. Aus einem Archiv übernimmt das Programm Kontakte, keine E-Mails.

Der Schritt „Prüfung"

Bevor eine Nachricht hinausgeht, blättern Sie durch die Briefe so, wie die Empfänger sie sehen werden, mit ausgefüllten Seriendruckfeldern. Der Schritt „Prüfung" zählt Probleme und listet sie nach Zeile auf: eine fehlende Datei, eine leere oder fehlerhafte Adresse, eine doppelte Adresse oder ein Vorlagenfeld ohne passende Spalte. Er schätzt die Laufzeit und warnt, wenn die Liste das Tageskontingent des Postfachs übersteigt.

Ihr Postfach, Ihre Anmeldung

Melden Sie sich im Systembrowser bei Outlook oder Microsoft 365 an, oder verwenden Sie einfaches SMTP für einen lokalen Exchange-Server, Ihre eigene Domain oder ein Gmail-Konto mit App-Passwort. Passwortbasiertes SMTP wird für Microsoft-Postfächer gerade abgeschaltet. Das Token bleibt im Arbeitsspeicher, solange das Programm geöffnet ist, und die E-Mails gehen direkt von Ihrem Computer zu Ihrem Anbieter. Keine Nachricht läuft über einen Server von SoftOrbits.

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Mail Merge for Outlook and Excel with AttachmentsLaden Sie Serien-E-Mail für Outlook und Excel mit Anhängen herunter, laden Sie Ihre Tabelle und schicken Sie jeder Person ihren eigenen Brief mit ihrer eigenen Datei.
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Wer Serien-E-Mail für Outlook braucht

Buchhaltung und Finanzen

Für monatliche Rechnungen und Kontoauszüge verwenden Sie das Dokument, das Sie ohnehin für jeden Kunden erstellen, mit demselben Begleitbrief. Der Monatsabschluss hat einen festen Termin, also sollte dieser Teil der Arbeit keinen Abend voller Klicks kosten.

Personalabteilung und Lohnabrechnung

Gehaltsabrechnungen sind der klassische Fall. Jede Person erhält nur ihre eigene Datei, daher ist schon ein Anhang aus der Nachbarzeile ein echter Vorfall. Mit dem Schritt „Prüfung" kontrollieren Sie vor dem Versand jede Person und jede Datei.

Kleine Unternehmen und Büroverwaltung

Verwenden Sie das Programm für Verträge zur Unterschrift, Verlängerungshinweise, Kurszertifikate und Briefe an eine Vereins- oder Schulliste. Laden Sie die Liste als XLSX oder CSV. Jede Person kann ein Dokument erhalten, das nur sie sehen soll, bei Bedarf mit einer Kopie an ihre Führungskraft.

Mail Merge for Outlook and Excel with Attachments
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Preis
von € 24,99 / monat
Version
3.3
Dateigröße
70,3 MB
Zuletzt aktualisiert
26/08/26
System Requirements

  • Windows 11/10/8.1/8/7 (32/64 Bit)

  • Intel i3, AMD Ryzen 5 oder höher
  • 4 GB RAM oder mehr
  • NVIDIA® GeForce® Serie 8 und 8M, Intel® HD Graphics 2000, Quadro FX 4800, Quadro FX 5600, AMD Radeon™ R600, Mobility Radeon™ HD 4330, Mobility FirePro™ Serie, Radeon™ R5 M230 oder höhere Grafikkarte mit aktuellen Treibern
  • 1280 × 768 Bildschirmauflösung, 32-Bit-Farbe
  • 1 GB freier Festplattenspeicher oder mehr

Häufig gestellte Fragen

Fügen Sie Ihrer Excel- oder CSV-Datei eine Spalte mit dem Pfad zum Dokument jeder Person hinzu und verweisen Sie das Programm im Briefschritt auf diese Spalte. Dateien, die alle erhalten sollen, hängen Sie separat an. Fehlende Dateien erscheinen mit ihren Zeilennummern im Schritt „Prüfung", bevor etwas versendet wird.

Eine PDF wird wie jedes andere Dokument angehängt. Das Programm übernimmt Dokumente, die bereits auf Ihrer Festplatte liegen, statt PDF-Dateien zu erzeugen. Verweisen Sie es auf den Ordner, führen Sie die Pfade in einer Spalte, und jede Zeile trägt ihr eigenes Dokument.

Öffnen Sie die Arbeitsmappe im ersten Schritt. Das Programm liest das Tabellenblatt, zeigt Ihre Spalten an und markiert die Adressspalte. Alles andere wird zu einem Seriendruckfeld für Betreff oder Text. Nichts muss umbenannt oder auf das erste Tabellenblatt verschoben werden.

Dies ist ein eigenständiges Windows-Programm. Es meldet sich über den Browser bei Ihrem Outlook- oder Microsoft-365-Postfach an oder sendet über einen beliebigen SMTP-Server. Outlook kann das klassische, das neue oder gar nicht installiert sein. Nur die Quelle, die Outlook-Kontakte einliest, benötigt ein verbundenes Microsoft-Konto.

Melden Sie sich im letzten Schritt im Systembrowser bei Ihrem Microsoft-365-Postfach an. Die Briefe gehen dann über Ihr Konto hinaus, einer pro Zeile, jeder mit der Datei seiner Zeile. Die Tempoeinstellung hält den Lauf innerhalb der Limits Ihres Postfachs, und der Schritt „Prüfung" zeigt Ihnen, ob die Liste an einem Tag verschickt werden kann.

Beide Felder übernehmen eine feste Adresse oder eine Tabellenspalte, sodass eine Zeile den Kundenbetreuer in Kopie setzen kann und die nächste eine andere Abteilung.

Exchange Online erlaubt einem Postfach 10.000 Empfänger innerhalb von gleitenden 24 Stunden und begrenzt einen Absender auf 30 Nachrichten pro Minute. Andere Anbieter veröffentlichen eigene Werte. Sie wählen das Tempo, und der Schritt „Prüfung" zeigt Ihnen, ob die Liste in das Tageskontingent passt.

Microsoft-Postfächer erlauben standardmäßig 35 MB pro Nachricht, und ein Administrator kann jeden Wert zwischen 1 MB und 150 MB einstellen. Bei der Outlook-Anmeldung gilt außerdem eine Schwelle von 3 MB für eine einzelne Upload-Anfrage, größere Dateien laufen daher über eine eigene Upload-Sitzung. Das erledigt das Programm selbst.

Eine Anwendung, die Zugriff auf das Postfach anfordert, muss unter Umständen einmalig von einem Administrator für den gesamten Mandanten genehmigt werden. Diese Einstellung gehört zu Ihrem Microsoft-Mandanten. Wenn die Genehmigung dauert, nutzen Sie den Weg über SMTP.

SMTP verwendet Host, Port, Anmeldenamen und TLS. Gmail verlangt ein App-Passwort statt des Kontopassworts. Für Microsoft-365-Postfächer verwenden Sie die Browser-Anmeldung, weil der passwortbasierte SMTP-Versand dort abgeschaltet wird.

Die Zustellung hängt vom Postfach und von den Empfängern ab. Senden Sie aus Ihrem eigenen Postfach und Ihrer eigenen Domain, schreiben Sie an Personen, die den Brief erwarten, und halten Sie ein vernünftiges Tempo. Das Programm erstellt außerdem neben der HTML-Fassung eine Textalternative.

Die Testversion sendet an bis zu 25 Adressen pro Versand. Ihre Briefe bleiben Ihre Briefe: In den Nachrichten, die Ihre Empfänger lesen, steht keine Werbezeile von SoftOrbits.

Verwenden Sie es für Personen, mit denen Sie bereits korrespondieren, etwa Kunden, Mitarbeiter oder Teilnehmer. Es bietet kein Öffnungs-Tracking, kein Klick-Tracking und keinen Listenaufbau. Geplanter Versand läuft nur, solange das Programm geöffnet ist, und die Windows-Anwendung läuft nicht auf einem Mac.

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Autor: SoftOrbits (English)
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