E-Mail-Backup-Software für Windows: IMAP-Postfach zu PST, MBOX, EML

Synchronisiertes E-Mail-Programm oder eigenständige Dateikopie

E-Mails, die in einem Desktop-Mailprogramm angezeigt werden, wirken, als lägen sie bereits sicher auf dem PC. Bei IMAP spiegelt dieses Programm jedoch lediglich den Server wider - eine echte Datensicherung ist das nicht.

Ihre derzeitige Situation

Per IMAP synchronisiertes Desktop-Mailprogramm

Das Programm zeigt exakt den aktuellen Stand beim Anbieter an und übernimmt jede dortige Änderung unmittelbar.

Löschen Sie eine Nachricht im Webmailer, verschwindet sie bei der nächsten Synchronisierung auch vom PC
Ein versehentliches Massenlöschen auf dem Smartphone wirkt sich sofort auf alle Geräte aus
Manche Mailprogramme halten nur die Nachrichten der letzten Monate lokal auf dem PC vor

VS

Dieses Programm

Eine eigenständige Dateikopie, die unverändert erhalten bleibt

Ein Sicherungslauf liest die E-Mails ein und schreibt sie in lokale Dateien. Anschließend sind diese Dateien vollkommen unabhängig vom Anbieter.

Wird eine Nachricht später im Webmailer gelöscht, bleibt sie in der gespeicherten Sicherungskopie erhalten
Die Dateien lassen sich in jedem gängigen E-Mail-Programm öffnen
Der nächste Durchlauf ergänzt dieselbe Sicherungskopie um neu hinzugekommene E-Mails

Herunterladen

So laden Sie E-Mail-Backup-Software & E-Mail-Archivierungstool für PST und MBOX herunter und nutzen es

1

Installieren und erstes Postfach hinzufügen

Laden Sie das E-Mail-Backup-Programm herunter und installieren Sie es unter Windows 10 oder 11. Im Startfenster stehen zwei Schaltflächen zur Auswahl: Postfach verbinden öffnet eine Liste unterstützter E-Mail-Dienste, während Anderes IMAP-Postfach für alle Server gedacht ist, die dort nicht aufgeführt sind.

2

Dienst auswählen und anmelden

Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Bei bekannten Domains erkennt das Programm den E-Mail-Dienst automatisch, sobald Sie das Eingabefeld verlassen; bei gehosteten Postfächern wählen Sie ihn manuell aus. Server, Port und Verschlüsselung werden daraufhin automatisch ausgefüllt. Manche Anbieter verlangen anstelle Ihres regulären Passworts ein spezielles App-Passwort - die Beschriftung des Passwortfelds weist Sie darauf hin. Klicken Sie auf Testen, um die Verbindung schrittweise zu prüfen, und anschließend auf Verbinden.

3

Ordner auswählen

Nach der Anmeldung öffnet sich die Ansicht Zu sichernde Ordner, in der neben jedem Ordner die jeweilige Anzahl der E-Mails steht. Wählen Sie die gewünschten Ordner aus oder klicken Sie auf Alle auswählen. Die Statuszeile am unteren Rand summiert die ausgewählten Ordner und E-Mails. Klicken Sie danach auf Weiter: Format.

4

Format wählen, Sicherung starten und weiteres Postfach hinzufügen

Wählen Sie unter Speichern als das Format EML, MBOX oder PST aus und bestimmen Sie den Zielordner unter Speichern unter. Klicken Sie auf Backup starten. Sobald die Meldung Sicherung abgeschlossen erscheint, klicken Sie auf Zurück zum Postfach. Über die Schaltfläche Postfach hinzufügen in der linken Leiste führen Sie dieselben vier Schritte für Ihre nächste E-Mail-Adresse durch.

Funktionen des E-Mail-Sicherungsprogramms

Vordefinierte Profile und Unterstützung für beliebige IMAP-Server

Die E-Mail-Backup-Software & das E-Mail-Archivierungsprogramm für PST und MBOX bietet fertige Profile für alle großen Webmail-Dienste sowie für gehostete Postfächer von GoDaddy, IONOS oder Rackspace. Ist Ihr Anbieter nicht dabei? Wählen Sie einfach den letzten Eintrag der Liste und tragen Sie Host, Port und Verschlüsselungsmethode manuell ein. Port 993 ist für SSL/TLS vorgesehen, Port 143 für STARTTLS. Damit eignet sich das Programm auch als IMAP-Backup-Tool für cPanel-Postfächer oder eigene Domains. Wenn Sie ausschließlich ein Gmail-Konto sichern möchten, ist das eigenständige Gmail-Backup-Programm die noch gezieltere Wahl.

Drei offene Formate

Bei jedem Durchlauf entsteht genau ein Format. EML und MBOX speichern jede E-Mail exakt im Originalzustand - inklusive aller Kopfzeilen und Anhänge. Auch die ursprünglichen Datumsangaben bleiben unverändert erhalten. PST ist speziell für Outlook ausgelegt und folgt eigenen Regeln, die in der Tabelle weiter unten aufgeführt sind.

PST ohne installiertes Outlook

Das Programm erstellt die Outlook-Datendatei eigenständig, sodass Outlook auf dem PC nicht installiert sein muss. Pro Postfach erhalten Sie eine PST-Datei, die nach der jeweiligen E-Mail-Adresse benannt wird. Sie wird am Ende des Vorgangs fertiggestellt; der Fortschritt wird dabei in Prozent angezeigt. Die nächste Sicherung desselben Postfachs wird an diese bestehende Datei angehängt.

Folgedurchläufe laden nur neue E-Mails herunter

Wenn Sie ein zuvor gesichertes Postfach erneut aufrufen und sich anmelden, zeigt die Startseite die Anzahl der seit der letzten Sicherung eingegangenen E-Mails an. Ein Klick auf Neue E-Mails herunterladen ruft ausschließlich diese neuen Nachrichten ab, sofern der Zielordner unverändert bleibt. Es gibt keinen automatischen Zeitplaner; jeder Durchlauf startet manuell per Klick. Ein zuvor manuell abgebrochener Vorgang wird genau an der betreffenden E-Mail fortgesetzt.

Ordnerstruktur bleibt vollständig erhalten

Die auf der Festplatte gespeicherte Struktur entspricht exakt dem Aufbau des Postfachs. Bei EML werden E-Mails in Windows-Ordnern abgelegt, die wie die jeweiligen Postfach-Ordner benannt sind. MBOX verschachtelt Unterordner nach dem Prinzip von Thunderbird. PST bündelt die gesamte Ordnerhierarchie in einer einzigen Datei. Da keine Filter nach Datum oder Absender greifen, erfolgt die Auswahl ordnerweise.

Reiner Lesezugriff

Das Programm kann E-Mails weder löschen, noch verschieben oder als gelesen markieren. E-Mails werden direkt vom Mailserver auf Ihre Festplatte übertragen und laufen zu keinem Zeitpunkt über unsere Server. Ihr Passwort wird nicht gespeichert und muss bei jeder neuen Sitzung erneut eingegeben werden.

E-Mail-Dienste mit vorgefertigten Profilen

Wählen Sie den gewünschten Dienst aus der Liste aus, um die Servereinstellungen automatisch ausfüllen zu lassen. Ein Postfach mit eigener Domain wird in der Regel über den letzten Eintrag eingerichtet.

Gmail (privat)

Yahoo Mail

iCloud Mail

AOL Mail

AT&T Mail

Comcast / Xfinity

Fastmail

GMX

GoDaddy Workspace Email

IONOS Mail

mail.com

mailbox.org

Namecheap Private Email

Posteo

Rackspace Email

Seznam.cz

T-Online

WEB.DE

Zoho Mail

Anderer IMAP-Server

Outlook.com, Hotmail und Microsoft 365 sind in der Liste nicht enthalten. Das Gleiche gilt für geschäftliche und schulische Google-Konten. Die Gründe dafür finden Sie in den FAQ.

PST, MBOX oder EML: Wählen Sie das Format passend zum Zielprogramm

Entscheiden Sie, mit welchem Programm Sie die E-Mails später öffnen möchten, und wählen Sie das entsprechende Format.

Format	Auf der Festplatte	Zu öffnen mit	Zu beachten
PST	Eine einzige Outlook-Datendatei für das gesamte Postfach.	Microsoft Outlook	Betreff, Nachrichtentext, Absender und Empfänger bleiben erhalten. Auch Sendedatum, Dateianhänge und der Gelesen-Status werden übernommen. Unformatierte Internet-Header und Nachverfolgungskennzeichnungen werden nicht übertragen.
MBOX	Eine .mbox-Datei pro E-Mail-Ordner. Unterordner werden in einem .sbd-Verzeichnis neben der übergeordneten Datei abgelegt.	Thunderbird, Apple Mail	Weniger Dateien beim Kopieren als bei EML. Der Gelesen-Status wird nicht gespeichert.
EML	Eine separate Datei für jede einzelne E-Mail. Die Dateinamen beginnen mit Datum und Betreff.	Windows Mail, Thunderbird und die meisten anderen E-Mail-Programme	Ideal, wenn Sie einzelne Nachrichten als separate Datei benötigen. Auch hier wird der Gelesen-Status nicht gespeichert.

Gratis downloaden

Vier Situationen, in denen Sie eine lokale Kopie Ihrer E-Mails benötigen

Briefe werden aus einem Serverraum in einen Karton getragen.

Ihr Webhosting-Vertrag läuft aus

Endet der Vertrag, werden auch die E-Mail-Adressen Ihrer Domain gelöscht. Melden Sie sich vor der Kündigung bei jedem einzelnen Postfach an und sichern Sie alle vorhandenen Daten. Die benötigten Server-Einstellungen finden Sie in der Regel in der Hilfe Ihres bisherigen Anbieters.

Ein geschlossener Briefkasten mit Sperrschild und einem Stapel gesicherter Briefe daneben.

Ein E-Mail-Konto wird aufgelöst

Wählen Sie für einen letzten vollständigen Sicherungslauf alle Ordner aus und überprüfen Sie anschließend stichprobenartig einige der exportierten Dateien auf Ihrem PC. Schalten Sie das Postfach erst danach ab. Das Programm lädt Nachrichten ausschließlich herunter und bietet keine Möglichkeit zum erneuten Hochladen - testen Sie das Ergebnis daher, solange das Quellkonto noch aktiv ist.

Ein Ordner mit Briefen wird von einem alten Desktop-PC an ein neues Notebook übergeben.

Sie haben einen neuen Computer

E-Mails aus mehreren Jahren lassen sich wie ganz normale Dateien übertragen. Kopieren Sie das Archivverzeichnis auf einen USB-Stick und binden Sie es auf dem neuen Rechner in Ihr E-Mail-Programm ein. Outlook verarbeitet das PST-Format, Thunderbird das MBOX-Format.

Eine überfüllte Postablage neben einem leeren Regal.

Das Postfach ist voll

Neue Nachrichten werden abgewiesen, weil das Speicherlimit erreicht ist. Sichern Sie zuerst die ältesten und speicherintensivsten E-Mails und stellen Sie sicher, dass sie sich auf Ihrem PC problemlos öffnen lassen. Was Sie anschließend beim Anbieter vom Server löschen, bleibt Ihnen überlassen.

Für wen sich die E-Mail-Backup-Software & das Mail-Archivierungstool für PST und MBOX eignet

Nutzer mit mehreren Postfächern

Eine Gmail-Adresse für den Alltag, ein Yahoo-Konto für Online-Bestellungen, eine iCloud-Adresse vom Smartphone: Für jeden Dienst ein eigenes Programm anzuschaffen, ist unpraktisch. Fügen Sie die Postfächer nacheinander hinzu - jedes erhält einen eigenen Ordner im Backup-Verzeichnis. Speziell für das Yahoo-Postfach finden Sie auf der Seite zum Yahoo-Mail-Backup-Tool eine vollständige Anleitung.

Kleinunternehmer mit gehosteten Postfächern

Die geschäftlichen E-Mails liegen bei einem Webhoster, und im Team gibt es keine eigene IT-Abteilung. Für ein GoDaddy-E-Mail-Backup wählen Sie einfach den Eintrag „GoDaddy" in der Dienstliste aus. Prüfen Sie vorher, welcher Postfachtyp in Ihrem Vertrag enthalten ist: GoDaddy vertreibt auch Microsoft 365 weiter, und das Programm stellt keine Verbindung zu Microsoft-Postfächern her.

Wenn Sie Postfächer für andere verwalten

Sie halten die E-Mails Ihrer Eltern oder einiger Kunden in Ordnung. Alle Postfächer erscheinen links in einer gemeinsamen Liste, jedes mit eigenem Sicherungsverlauf. Die jeweiligen Inhaber melden sich selbst an ihrem Postfach an, den Rest übernehmen Sie. Die Benutzeroberfläche steht in 20 Sprachen bereit - praktisch, wenn der Postfachinhaber eine andere Sprache spricht als Sie.

Umfang der Testversion und Vorteile einer Lizenz

Die Testversion hat kein Ablaufdatum und keine gesperrten Programmfenster. Sie sichert jedoch nur eine begrenzte Anzahl an E-Mails pro Ordner.

Ihre Vorteile	Testversion	VollversionNach Eingabe eines Lizenzschlüssels
Gespeicherte E-Mails pro Ordner	Die neuesten 25	Alle E-Mails
Ein Postfach mit 10 Ordnern	Bis zu 250 E-Mails	Das gesamte Postfach
Ausgabe in den Formaten EML, MBOX und PST	✓	✓
Dienstvorlagen und andere IMAP-Server	✓	✓
Ordnerauswahl	✓	✓
Zeitliche Begrenzung	Keine	Keine
Ein Lizenzschlüssel ist an einen Computer gebunden und wird online aktiviert. Starten Sie die Sicherung nach der Aktivierung erneut: Bereits in der Testversion gespeicherte E-Mails werden übersprungen und alle verbleibenden nachgeladen.	Herunterladen	Kaufen Von € 14,99

Kaufen

Von € 14,99

Herunterladen

Ein Lizenzschlüssel ist an einen Computer gebunden und wird online aktiviert. Starten Sie die Sicherung nach der Aktivierung erneut: Bereits in der Testversion gespeicherte E-Mails werden übersprungen und alle verbleibenden nachgeladen.

Email Backup Software & Mail Archiving Tool to PST and MBOX

Preis

von € 14,99 / monat

Version

3.3

Dateigröße

67,7 MB

Zuletzt aktualisiert

21/08/26

Testversion: Die 25 neuesten E-Mails aus jedem Ordner in allen drei Formaten, ohne Ablaufdatum

System Requirements

Windows 11/10/8.1/8/7 (32/64 Bit)
Intel i3, AMD Ryzen 5 oder höher
4 GB RAM oder mehr
NVIDIA® GeForce® Serie 8 und 8M, Intel® HD Graphics 2000, Quadro FX 4800, Quadro FX 5600, AMD Radeon™ R600, Mobility Radeon™ HD 4330, Mobility FirePro™ Serie, Radeon™ R5 M230 oder höhere Grafikkarte mit aktuellen Treibern
1280 × 768 Bildschirmauflösung, 32-Bit-Farbe
1 GB freier Festplattenspeicher oder mehr

Häufig gestellte Fragen

Welche Software eignet sich am besten für die Sicherung von IMAP-E-Mails?

Die beste Software unterstützt beliebige IMAP-Server und speichert die Daten in Dateiformaten, die sich auch ohne das Programm öffnen lassen. Es gibt kostenlose Befehlszeilenwerkzeuge, mit denen versierte Terminal-Nutzer gut zurechtkommen. Manche dieser Werkzeuge synchronisieren jedoch nur Daten von einem Server zum anderen, anstatt lokale Dateien anzulegen. Ein Desktop-IMAP-Sicherungsprogramm eignet sich besser, wenn Sie eine übersichtliche Bedienoberfläche bevorzugen und am Ende einen Ordner mit exportierten Dateien vorfinden möchten. Achten Sie vor der Auswahl darauf, dass das Programm beliebige Server über Host und Port anbindet und offene Formate schreibt. Wiederholte Durchläufe sollten nur neue E-Mails abrufen, und das Postfach sollte ausschließlich im Lesemodus geöffnet werden. E-Mail-Sicherungssoftware & E-Mail-Archivierungstool für PST und MBOX erfüllt alle vier Anforderungen unter Windows.

Wie exportiere ich E-Mails aus meinem IMAP-Konto in eine PST-Datei?

Kurzantwort: Verbinden Sie das Konto und wählen Sie im Dialogfeld „Speichern unter" das Format PST aus. Ausführliche Antwort: Als Ergebnis erhalten Sie eine einzelne Datendatei, die alle mit einem Häkchen markierten Ordner enthält. Das klassische Outlook öffnet diese Datei über das Menü „Datei". Achten Sie dabei auf die Größe: Outlook 2010 und neuere Versionen unterstützen standardmäßig PST-Dateien mit bis zu 50 GB, und das Programm teilt die Datei nicht in mehrere Teile auf. Wenn sich das Postfach dieser Größenordnung nähert, sind die Formate MBOX oder EML die sicherere Wahl. Möchten Sie ein AOL-Postfach auf diese Weise zu Outlook migrieren? Die Seite zum AOL-Datensicherungsprogramm beschreibt diesen Vorgang.

Wie sichere ich meine E-Mails auf einer externen Festplatte?

Schließen Sie das Laufwerk an, bevor Sie die Sicherung starten. Klicken Sie im Fenster „Speichern unter" neben „Speichern in" auf „Durchsuchen" und wählen Sie einen Ordner auf diesem Laufwerk aus. Die Zeile unter dem Feld zeigt den freien Speicherplatz auf der Festplatte an. Reicht der Platz nicht aus, erscheint vor dem Start eine Warnung. Sollte die Festplatte während des Sicherungsvorgangs voll werden, stoppt das Programm den Prozess kontrolliert und meldet den Abbruch. Schließen Sie für spätere Sicherungen dasselbe Laufwerk an und wählen Sie denselben Ordner; andernfalls kann das Programm nicht erkennen, was bereits gesichert ist.

Schafft das Archivieren alter E-Mails freien Speicherplatz?

Kurzantwort: Nicht automatisch. Ausführliche Antwort: Bei den meisten Webmail-Diensten verschiebt die Schaltfläche „Archivieren" eine E-Mail lediglich aus dem Posteingang. Die Nachricht belegt weiterhin Ihren Online-Speicherplatz. Auch das reine Speichern von Nachrichten auf der Festplatte schafft keinen Platz im Postfach, solange dort nichts geändert wird. Erst wenn Sie die E-Mails beim Anbieter löschen und anschließend den Papierkorb leeren, steht der Speicher wieder zur Verfügung. Sichern Sie die E-Mails zuerst, öffnen Sie zur Kontrolle einige der gespeicherten Dateien und löschen Sie die Nachrichten erst danach manuell.

Wie viele Jahre lang sollte man E-Mails aufbewahren?

Hier gibt es keine Pauschalregel. Für Steuerunterlagen und geschäftliche Verträge existieren gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Da diese je nach Land und Dokumentart unterschiedlich sind, sollten Sie die jeweils geltenden Vorschriften prüfen. Über private Nachrichten entscheiden Sie selbst. Das gezielte Aussortieren einzelner Jahrgänge beansprucht oft mehr Zeit, als der gewonnene Festplattenspeicher wert ist. Sichern Sie das gesamte Postfach vollständig in Dateien und heben Sie diese Kopie auf. Danach können Sie das eigentliche Postfach nach Belieben bereinigen.

Wo finde ich meine gesicherten E-Mails?

Im Ordner, der unter „Speichern unter" angegeben ist. Wenn Sie den Pfad nicht geändert haben, ist das der Ordner „Email Backup" im Verzeichnis „Dokumente", mit einem nach der Postfachadresse benannten Unterordner. Nach Abschluss des Vorgangs finden Sie auf dem Bildschirm „Sicherung abgeschlossen" die Schaltfläche „Sicherungsordner öffnen", und auf der Startseite wird der Pfad auf der Kachel „Gespeichert unter" angezeigt.

Wie kann ich alle meine E-Mails sichern?

Postfach für Postfach. Binden Sie das erste Postfach ein und prüfen Sie die Ordnerliste. Die meisten Ordner sind standardmäßig bereits ausgewählt. „Spam" und „Papierkorb" bleiben ohne Häkchen, wenn der Server sie entsprechend kennzeichnet - setzen Sie das Häkchen einfach selbst, wenn diese ebenfalls gesichert werden sollen. Mit „Alle auswählen" markieren Sie sämtliche Ordner auf einmal; bei Gmail schließt dies auch den Ordner „Alle E-Mails" ein, der jede Nachricht ein zweites Mal enthält. Starten Sie die Sicherung, fügen Sie anschließend das nächste Postfach hinzu und wiederholen Sie den Vorgang. Das Programm sichert ausschließlich E-Mails; Kontakte und Kalender werden nicht übernommen.

Entspricht dies einem E-Mail-Archivierungsprogramm oder einem Cloud-Backup-Dienst?

Nein. Der Unterschied liegt darin, wo die E-Mails gespeichert werden. Ein Archivierungsprogramm legt Nachrichten in einer eigenen Datenbank ab, sodass Sie diese nur über die jeweilige Software lesen und wiederherstellen können. Ein Cloud-Backup-Dienst kopiert das Postfach auf den Speicher des Anbieters, oft beschränkt auf eine einzige Plattform. Hier hingegen erhalten Sie EML-, MBOX- oder PST-Dateien in einem Ordner Ihrer Wahl. Diese Dateien bleiben auch nach einer Deinstallation des Programms lesbar. Der Nachteil: Ein direkter Rückimport der E-Mails in das Postfach ist nicht vorgesehen.

Mit welchen Postfächern kann sich das Programm nicht verbinden?

Mit Microsoft-Postfächern, Google-Workspace-Konten sowie Postfächern, die ausschließlich POP3 unterstützen. Die Anmeldung erfolgt per Kennwort oder App-Passwort über IMAP. Ein Anmeldefenster wie „Über Google anmelden" oder „Über Microsoft anmelden" gibt es nicht. Damit fallen Outlook.com, Hotmail und auch Microsoft 365 weg. Geschäftliche oder schulische Google-Konten lassen sich ebenfalls nicht nutzen, da sich dort kein App-Passwort erstellen lässt. Private Gmail-Konten werden problemlos unterstützt.

E-Mail-Backup-Software & E-Mail-Archivierungstool für PST und MBOX herunterladen