Office 365 Datensicherungswerkzeug: Microsoft 365-E-Mails nach PST migrieren

So laden Sie das Office 365 Datensicherungs- und Migrationswerkzeug herunter und setzen es ein

1. Bei Microsoft anmelden

Laden Sie das Office 365 Datensicherungs- und Migrationswerkzeug herunter und starten Sie das Programm. Die Schaltfläche, über die sonst eine PST-Datei geöffnet wird, lädt stattdessen die Anmeldeseite von Microsoft direkt im Programmfenster. Eine vorherige App-Registrierung in Azure ist nicht erforderlich.

2. Ordner und Datumsbereich festlegen

Die Ordnerstruktur des Postfachs wird mit Kontrollkästchen angezeigt. Daneben listet die Nachrichtenübersicht eine eigene Größenspalte auf, sodass besonders umfangreiche Ordner sofort ins Auge fallen. Markieren Sie einfach die gewünschten Ordner per Häkchen. Die Filterung nach Datum erfolgt direkt serverseitig: Was Sie in der Liste sehen, landet später auch exakt so in der Datei.

3. Vor dem Herunterladen prüfen

Klicken Sie auf eine Nachricht, um sie im Vorschaufenster zu betrachten - externe Inhalte wie Bilder werden dabei bewusst nicht nachgeladen. Ein kurzer Blick vorab verhindert das zeitraubende Herunterladen falscher Ordner und stellt sicher, dass das Programm genau die E-Mails erfasst, die Sie archivieren möchten.

4. PST-Datei exportieren

Wählen Sie den Speicherort und starten Sie die Sicherung. Bei großen Postfächern dauert der Vorgang einige Stunden. Das Programm speichert den Fortschritt direkt neben der Zieldatei. Sollte die Verbindung unterbrochen werden, setzt der nächste Programmdurchlauf exakt an dieser Stelle wieder an. Nach Abschluss öffnen Sie die PST-Datei in Outlook über „Datei", „Öffnen und exportieren" und anschließend „Outlook-Datendatei öffnen".

Warum es sinnvoll ist, ein Microsoft 365-Postfach als PST zu sichern

Vollständige E-Mail-Historie statt nur der jüngsten Monate

Der eigentliche Nutzen eines Archivs zeigt sich erst nach Jahren: ein Vertrag von 2014, ein Kaufbeleg für einen Garantiefall oder ein Schriftwechsel mit einer verbindlichen Zusage. Genau bei älteren Jahrgängen gerät der integrierte Export häufig an seine Grenzen - was vielen Anwendern erst auffällt, wenn sie gezielt nach diesen Daten suchen. Sie geben den gewünschten Zeitraum vor, und die Office 365 Datensicherungs- und Migrationssoftware sichert exakt diese Jahrgänge.

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Eine Sicherung unabhängig vom Konto

Konten werden meist aus verwaltungstechnischen und selten aus technischen Gründen geschlossen. Microsoft deaktiviert Konten nach zwei Jahren ohne Anmeldung, Hochschulen löschen Zugänge nach dem Studienabschluss, und im Unternehmen endet der Zugriff oft mit dem letzten Arbeitstag. Wer nach einer Archivierung sucht, hat diesen Stichtag meist schon vor Augen. Eine PST-Datei auf der eigenen Festplatte lässt sich auch dann noch problemlos öffnen und durchsuchen, wenn das ursprüngliche Konto längst nicht mehr existiert.

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Zugeschnitten auf ein einzelnes Postfach

Klassische Sicherungslösungen für Microsoft 365 richten sich fast ausnahmslos an Mandanten-Administratoren - mit browserbasierter Konsole, zentraler Verwaltung und Lizenzen für die gesamte Belegschaft. Für IT-Abteilungen ist das passend, für einzelne Anwender mit einem konkreten Postfach und nahendem Stichtag jedoch zu komplex. Bei einem persönlichen Konto auf outlook.com oder hotmail.com benötigen Sie dafür keinerlei Freigaben durch Dritte.

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Zugriffsberechtigungen jederzeit widerrufen

Einer unbekannten Software Zugriff auf die eigene Korrespondenz zu gewähren, erfordert Vertrauen. Diese Berechtigung ist jedoch keineswegs dauerhaft: Microsoft verwaltet die Zugriffsrechte direkt im Benutzerkonto. Sobald Ihre Datensicherung abgeschlossen ist, entziehen Sie dem Programm die Freigabe einfach in den App-Berechtigungen Ihres Microsoft-Kontos - ganz ohne unser Zutun.

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Zugriffsberechtigungen jederzeit widerrufen.

Funktionsumfang des Office 365 Datensicherungs- und Migrationswerkzeugs

Direkte Anmeldung statt Quelldatei

Sie müssen weder eine Eingabedatei auswählen noch Daten per Drag-and-Drop ablegen. Als Quelle dient das Postfach selbst, das über Microsoft Graph mit ausschließlichen Leserechten für E-Mails angebunden wird. Nach erfolgreicher Anmeldung steht die Postfachadresse direkt neben der Schaltfläche „Abmelden", sodass jederzeit ersichtlich ist, welches Konto gerade aktiv ist.

Volle Übersicht über das Postfach

Links die Ordnerstruktur, in der Mitte die Nachrichtenliste und rechts die Textvorschau der markierten E-Mail. Da externe Webinhalte blockiert bleiben, werden Tracking-Pixel in alten Newslettern gar nicht erst ausgelöst - was die Statusleiste auch eindeutig ausweist. So prüfen Sie Ihre E-Mails in aller Ruhe, bevor Sie den Speichervorgang starten.

Serverseitiger Datumsfilter

Die zeitliche Eingrenzung greift bereits auf dem Server und filtert die Nachrichten nicht erst nach dem vollständigen Download auf Ihren PC. Wenn Sie den Zeitraum von 2019 bis 2021 wählen, werden auch nur die Daten dieser Jahre übertragen. Das spart gerade bei Postfächern mit mehreren zehntausend E-Mails spürbar Zeit.

Ausgelegt für große Datenmengen

Die Geschwindigkeit wird durch die Abfragelimits von Microsoft bestimmt, nicht durch Ihren Prozessor. Im Test übertrug das Programm 200.000 E-Mails in 3,5 Stunden ohne Datenverlust; ein vorzeitig abgebrochener Durchlauf setzte die Sicherung nahtlos an der letzten Stelle fort. Wenn der Server die Anfragerate drosselt, meldet die Statusanzeige eine kurze Pause, anstatt einzufrieren.

Anhänge 1:1 gesichert

Dateianhänge werden unverändert in die PST-Datei übertragen - erfolgreich getestet bis 224 MiB pro Datei. Vor Beginn des Schreibvorgangs prüft das Office-365-Migrationswerkzeug den Zielspeicher und warnt rechtzeitig bei knappem Speicherplatz. So wird verhindert, dass der Vorgang bei einer halb geschriebenen Datei abbricht.

Element des Postfachs	In der PST-Datei	Hinweise
Ordnerstruktur	Ja	Unterordner behalten ihre Verschachtelung und ihre ursprünglichen Namen
Betreff, Von, An, Cc, Datum	Ja	Sende- und Empfangsdaten bleiben im Originalzustand erhalten und werden nicht durch das Sicherungsdatum ersetzt
HTML-Inhalt und Formatierung	Ja	Die E-Mail wird in Outlook im exakten Original-Layout dargestellt
Anhänge	Ja, bitgenau	Geprüft bis zu 224 MiB pro Dateianhang
Gelesen-/Ungelesen-Status	Ja	Ungelesene E-Mails bleiben auch in der Sicherungsdatei als ungelesen markiert
Kontakte, Kalender, Aufgaben	Nein	In dieser Version werden nur E-Mails verarbeitet
Geteilte und delegierte Postfächer	Nein	Nur das Postfach der aktuellen Anmeldung; das Microsoft 365-Onlinearchiv wird in dieser Version nicht erfasst

Email Backup & Migration Tool for Microsoft Office 365 and Outlook

Sprachen

Dateigröße

20 MB

Version

1.0

Zuletzt aktualisiert

24/07/26

€ 39,99

🖥️ System Requirements

Windows 11/10/8.1/8/7 (32/64 Bit)
Intel i3, AMD Ryzen 5 oder höher
4 GB RAM oder mehr
NVIDIA® GeForce® Serie 8 und 8M, Intel® HD Graphics 2000, Quadro FX 4800, Quadro FX 5600, AMD Radeon™ R600, Mobility Radeon™ HD 4330, Mobility FirePro™ Serie, Radeon™ R5 M230 oder höhere Grafikkarte mit aktuellen Treibern
1280 × 768 Bildschirmauflösung, 32-Bit-Farbe
1 GB freier Festplattenspeicher oder mehr

🙋 Häufig gestellte Fragen

❓ Erstellt Microsoft 365 nicht automatisch eine Sicherung meines Postfachs?

Nicht in Form einer frei verfügbaren Datei. Microsoft gewährleistet die Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit innerhalb der eigenen Cloud-Infrastruktur gemäß den vom Administrator festgelegten Aufbewahrungsrichtlinien. Das ersetzt jedoch keinen eigenständigen lokalen Datenbestand. Outlook im Web bietet keine Funktion, um ein Postfach auf Knopfdruck als PST-Datei herunterzuladen. Eine lokale Sicherung muss manuell oder per Software erstellt werden.

❓ Werden alle E-Mails gesichert oder nur der lokale Outlook-Zwischenspeicher?

Es werden ausnahmslos alle E-Mails im gewählten Datumsbereich gesichert. Die integrierte Exportfunktion von Outlook greift lediglich auf den lokalen .ost-Cache zu, der oft nur die Nachrichten der letzten Monate bereithält. Das führt häufig dazu, dass exportierte PST-Dateien erst ab 2024 beginnen, obwohl im Webmail-Postfach Daten seit 2018 liegen. Das Office-365-Sicherungs- und Migrationswerkzeug umgeht diesen Zwischenspeicher komplett. Es liest die Daten Ordner für Ordner direkt vom Server und listet im Abschlussbericht jede geschriebene Nachricht sowie eventuell nicht lesbare Elemente exakt auf.

❓ Im neuen Outlook ist der Export ausgegraut. Lässt sich trotzdem eine PST-Datei erstellen?

Ja. Die deaktivierte Exportfunktion ist eine bekannte Einschränkung des neuen Outlook und der Grund für dieses eigenständige Werkzeug. Das Programm arbeitet unabhängig vom internen Outlook-Export und benötigt keine lokale Outlook-Installation, um die PST-Datei zu schreiben. Es verbindet sich direkt mit dem Postfach. Zur späteren Ansicht der fertigen Datei ist Outlook oder ein beliebiger PST-Betrachter erforderlich.

❓ Welche Berechtigungen fordert das Programm an? Können E-Mails gelöscht oder versendet werden?

Das Programm fordert ausschließlich Leserechte für Ihre E-Mails an. Die Anmeldung verwendet ein delegiertes Leserecht, das das Auflisten von Ordnern, das Auslesen von E-Mails und das Herunterladen von Anhängen erlaubt. Es werden keinerlei Schreib- oder Senderechte abgefragt. Das Programm kann keine Nachrichten löschen, keine E-Mails im Namen Ihres Kontos versenden und keine Nachrichten verschieben oder ummarkieren. Die Microsoft-Zustimmungsseite führt alle angeforderten Rechte vor der Bestätigung transparent auf.

❓ Wohin werden die Anmeldedaten übertragen und wie lässt sich der Zugriff widerrufen?

Die Anmeldung erfolgt direkt zwischen Ihnen und Microsoft. Das zurückgegebene Zugriffstoken verbleibt ausschließlich im Arbeitsspeicher des laufenden Programms. Es wird zu keinem Zeitpunkt in einer Datei oder in der Windows-Registry gespeichert. Sobald Sie das Programm schließen, wird die Sitzung beendet. Aus diesem Grund müssen Sie sich beim nächsten Start erneut anmelden und sind nicht automatisch eingeloggt. Weder Daten Ihrer Sitzung noch Ihre E-Mails laufen über unsere Server. Um den Zugriff dauerhaft zu widerrufen, öffnen Sie die Sicherheitseinstellungen Ihres Microsoft-Kontos, suchen Sie diese Anwendung unter den App-Berechtigungen und entfernen Sie sie.

❓ Wie groß darf die PST-Datei maximal werden?

In Outlook 2016 und neueren Versionen darf eine PST-Datei standardmäßig bis zu 50 GB groß werden. Ab etwa 47,5 GB nimmt Outlook jedoch keine weiteren Elemente mehr auf. Ältere Outlook-Versionen unterstützen deutlich geringere Dateigrößen. Ist Ihr Postfach größer als dieses Limit, sichern Sie es am besten nach Datumsbereichen aufgeteilt in separaten PST-Dateien - genau so, wie man es auch bei der manuellen Archivierung handhabt. Planen Sie als freien Speicherplatz etwa die Größe des gesamten Postfachs ein. Speichern Sie die Datei nicht in einem Ordner mit NTFS-Komprimierung, da kleine E-Mails dort mehr statt weniger Speicherplatz belegen.

❓ Bleiben Dateianhänge exakt im Originalzustand erhalten?

Ja, sie werden unverändert übernommen. Das gilt auch für reine Textdateien, bei denen ein abschließender Zeilenumbruch bei einer fehlerhaften Konvertierung schnell verloren geht. Der größte Anhang in unseren Tests war 224 MiB groß und wurde absolut identisch exportiert. Bei noch größeren Anhängen bricht das Programm mit einem Hinweis ab, statt eine unvollständige Datei zu schreiben. Da Exchange Online die Nachrichtengröße ohnehin auf 150 MB begrenzt, deckt der Testbereich alles ab, was ein Postfach tatsächlich enthalten kann.

❓ Kann ich das Backup auf einer externen Festplatte oder in OneDrive speichern?

Ein externes Laufwerk eignet sich hervorragend als Zielort. Viele Anwender sichern ihre Outlook-E-Mails auf einer externen Festplatte und verwahren diese sicher im Schrank. Wählen Sie das Laufwerk einfach im Programm aus, und die Datei wird direkt dort erstellt. Bei Ordnern mit Cloud-Synchronisation sieht das anders aus: Wenn Sie einen Ordner wählen, der mit OneDrive oder Dropbox synchronisiert wird, warnt Sie das Programm. Andernfalls würde die soeben aus der Cloud gesicherte Datei sofort wieder hochgeladen. Speichern Sie das Backup daher zunächst lokal. Ob Sie die Datei danach in einen Cloud-Speicher kopieren, bleibt ganz Ihnen überlassen.

❓ Mein geschäftliches Microsoft-365-Konto verlangt eine Administratorgenehmigung. Was ist zu tun?

Diese Richtlinie wird von Ihrem Unternehmen festgelegt, nicht von uns. Standardmäßig kann jeder Benutzer einer Anwendung den Lesezugriff auf das eigene Postfach erlauben. Administratoren können diese Berechtigung im Microsoft-365-Mandanten (Tenant) jedoch einschränken, eine Genehmigung durch den Administrator erzwingen oder die Zustimmung durch Benutzer vollständig deaktivieren. Wenn Sie bei der Anmeldung zur Genehmigung aufgefordert werden, liegt das an diesen Richtlinien. Nur Ihr Administrator kann die Freigabe erteilen. Bei einem privaten Outlook.com-Konto tritt dieser Fall nicht auf.

❓ Verschiebt das Programm E-Mails von einem Postfach in ein anderes?

Nein, das Programm migriert keine E-Mails direkt zwischen zwei Postfächern. Der Vorgang läuft ausschließlich in eine Richtung: von einem aktiven Microsoft-365- oder Outlook.com-Postfach in eine PST-Datei auf Ihrem Computer. Damit exportieren Sie Ihre E-Mails vollständig aus der Cloud auf das lokale System - deshalb wird die Anwendung auch als Migrationswerkzeug für Microsoft 365 und Outlook bezeichnet. Das direkte Schreiben in ein zweites Postfach wird von dieser Version nicht unterstützt und wäre mit den angeforderten Leserechten technisch auch nicht möglich.

❓ Funktioniert das Programm mit Gmail oder auf dem Mac?

Weder noch - und das teilen wir Ihnen lieber vor dem Download transparent mit. Das Programm ist eine reine Windows-Software und setzt zwingend ein Microsoft-Postfach voraus. Unterstützt werden Microsoft 365, Office 365 sowie die kostenlosen Konten bei Outlook.com, Hotmail und Live. Gmail und Google Workspace werden in dieser Version nicht unterstützt. Wenn Ihre E-Mails bereits als Dateien auf der Festplatte vorliegen, konvertieren unsere weiteren Konvertierungsprogramme Formate wie MBOX, EML, MSG, OST und EDB zuverlässig in das PST-Format.

Office 365 Datensicherungs- und Migrationswerkzeug für Outlook und Microsoft 365 herunterladen

So laden Sie das Office 365 Datensicherungs- und Migrationswerkzeug herunter und setzen es ein

1. Bei Microsoft anmelden

2. Ordner und Datumsbereich festlegen

3. Vor dem Herunterladen prüfen

4. PST-Datei exportieren

Warum es sinnvoll ist, ein Microsoft 365-Postfach als PST zu sichern

Vollständige E-Mail-Historie statt nur der jüngsten Monate

Eine Sicherung unabhängig vom Konto

Zugeschnitten auf ein einzelnes Postfach

Zugriffsberechtigungen jederzeit widerrufen

Funktionsumfang des Office 365 Datensicherungs- und Migrationswerkzeugs

Direkte Anmeldung statt Quelldatei

Volle Übersicht über das Postfach

Serverseitiger Datumsfilter

Ausgelegt für große Datenmengen

Anhänge 1:1 gesichert

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