Office 365 Backup Tool: Microsoft 365 Mail zu PST migrieren

Office 365 Backup & Migration Tool herunterladen und verwenden

1. Mit Microsoft anmelden

Laden Sie das Office 365 Backup & Migration Tool herunter und starten Sie es. Die Schaltfläche, die normalerweise „PST öffnen" anzeigt, öffnet stattdessen die Microsoft-Anmeldeseite im Fenster. Keine vorherige Azure App-Registrierung erforderlich.

2. Ordner und Datumsbereich auswählen

Die Ordnerstruktur des Postfachs erscheint mit Kontrollkästchen. Die Nachrichtenliste daneben hat eine Spalte „Größe", sodass große Ordner vor dem Start sichtbar sind. Aktivieren Sie die gewünschten Ordner. Der Datumsfilter läuft auf dem Server, daher ist die Liste vor Ihnen genau das, was in die Datei gelangt.

3. Vor dem Herunterladen prüfen

Eine Nachricht öffnet sich im Vorschaubereich, wobei Remote-Inhalte nicht geladen werden. Zwei Minuten sparen hier einen langen Download falscher Ordner, und Sie sehen sofort, dass die vom Programm gelesene E-Mail die erwartete E-Mail ist.

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4. Ihre PST-Datei erhalten

Wählen Sie den Speicherort und starten Sie die Sicherung. Große Postfächer benötigen Stunden, und das Programm speichert einen Wiederaufnahmepunkt neben der Datei. Bricht die Verbindung ab, wird der nächste Lauf von dort fortgesetzt. Nach Abschluss öffnen Sie die Datei in Outlook über Datei, dann Öffnen und Exportieren, dann Outlook-Datendatei öffnen.

Warum ein Microsoft 365 Postfach in PST sichern

Jedes Jahr Ihrer E-Mails, nicht nur der aktuelle Ausschnitt

Der Sinn eines Archivs ist die Nachricht, die Sie in zehn Jahren benötigen werden. Ein Vertrag aus dem Jahr 2014, eine Quittung, die einen Garantieanspruch belegt, der Thread, in dem jemand schriftlich zugestimmt hat. Das Alter ist genau das, was der integrierte Export tendenziell verliert, und das stellen die Leute erst spät fest, wenn sie nach diesen Jahren suchen. Sie benennen die gewünschten Jahre, und die Office 365 Backup & Migrationssoftware ruft genau diese ab.

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Eine Kopie, die das Konto überdauert

Konten enden eher aus administrativen als aus technischen Gründen. Microsoft schließt ein Konto, bei dem sich zwei Jahre niemand angemeldet hat, Universitäten veröffentlichen Löschpläne für Absolventen, und ein Arbeitgeber kann Ihren Zugang am letzten Arbeitstag deaktivieren. Die meisten Leute kommen mit einem solchen Datum bereits im Kalender hierher. Eine auf Ihrer eigenen Festplatte gespeicherte PST-Datei bleibt lange nach Schließung des Ursprungskontos lesbar.

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Eine Person mit einem Postfach

Backup für Microsoft 365 wird normalerweise an den Administrator des Mandanten verkauft. Eine Konsole im Browser, ein Administrator zur Ausführung, ein Platz für jeden im Unternehmen. Diese Produktform ist richtig für eine IT-Abteilung und falsch für eine Person mit einem Postfach und einer Frist, was die Situation ist, für die fast niemand in dieser Kategorie schreibt. Bei einem persönlichen outlook.com- oder hotmail-Konto bitten Sie hier niemanden um Erlaubnis.

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Berechtigung, die Sie zurückgeben können

Ein unbekanntes Programm auf Ihre Korrespondenz loszulassen, ist ein berechtigter Grund zum Zögern. Der Zugang ist nicht dauerhaft. Microsoft behält den Schalter auf seiner Seite, sodass Sie ihn am Tag der Fertigstellung Ihrer Kopie in den App-Berechtigungen Ihres Microsoft-Kontos widerrufen, und wir sind auch nicht Teil dieses Schritts.

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Berechtigung, die Sie zurückgeben können.

Funktion des Office 365 Sicherungs- & Migrationstools

Anmeldung anstelle einer Datei

Keine Eingabedatei zur Auswahl, nichts in das Fenster zu ziehen. Die Quelle ist das Postfach selbst, erreichbar über Microsoft Graph mit einem schreibgeschützten Mail-Bereich. Nach der Anmeldung befindet sich die Postfachadresse neben einem Abmeldebutton. So ist stets ersichtlich, wessen E-Mails angezeigt werden.

Das Postfach vor Ihnen

Ordnerstruktur links, Nachrichtenliste mittig. Rechts die Vorschau des angeklickten Briefes. Es werden keine externen Inhalte geladen, Tracking-Pixel in alten Newslettern bleiben unaktiviert. Der Statusbalken weist darauf hin. E-Mails können vor dem Speichern gelesen werden.

Datumsbereich erreicht den Server

Der Datumsfilter wird vom Postfach angewendet, nicht vom Programm nach dem Herunterladen. Anfragen für 2019 bis 2021 übertragen nur diese Elemente. Dies ermöglicht eine schnellere Bearbeitung bei Postfächern mit Zehntausenden von E-Mails.

Für lange Läufe konzipiert

Das Tempo wird durch Microsofts eigene Anfragelimits bestimmt, nicht durch Ihre CPU. In unserem Test zog das Tool 200.000 Nachrichten in 3,5 Stunden ohne Verlust. Ein mittendrin abgebrochener Vorgang wurde an der Unterbrechungsstelle fortgesetzt. Fordert der Server eine Verlangsamung an, zeigt das Fenster „Warten" statt „eingefroren".

Anhänge Byte für Byte

Anhänge gelangen unverändert in die PST-Datei, in unseren Tests bis zu 224 MiB verifiziert. Vor dem Schreiben des ersten Briefes prüft das Office 365 Migrationstool das Ziel und warnt bei unzureichendem Speicherplatz. Dies ist besser, als dies bei halbgeschriebener Datei festzustellen.

Postfachobjekt	In der PST-Datei	Hinweise
Ordnerstruktur	Ja	Unterordner behalten ihre Verschachtelung und Namen
Betreff, Von, An, Cc, Daten	Ja	Sende- und Empfangsdaten bleiben unverändert, nicht das Sicherungsdatum
HTML-Text und Formatierung	Ja	Der Brief öffnet sich in Outlook wie das Original
Anhänge	Ja, Byte für Byte	Geprüft bis 224 MiB pro Anhang
Gelesener und ungelesener Zustand	Ja	Ein ungelesener Brief bleibt in der Datei ungelesen
Kontakte, Kalender, Aufgaben	Nein	Nur in dieser Version per E-Mail
Geteilte und delegierte Postfächer	Nein	Nur das Postfach, mit dem Sie sich anmelden; das Microsoft 365 Online-Archiv wird in dieser Version nicht gelesen

Email Backup & Migration Tool for Microsoft Office 365 and Outlook

Sprachen

Dateigröße

20 MB

Version

1.0

Zuletzt aktualisiert

01/07/26

€ 39,99

🖥️ System Requirements

Windows 11/10/8.1/8/7 (32/64 Bit)
Intel i3, AMD Ryzen 5 oder höher
4 GB RAM oder mehr
NVIDIA® GeForce® Serie 8 und 8M, Intel® HD Graphics 2000, Quadro FX 4800, Quadro FX 5600, AMD Radeon™ R600, Mobility Radeon™ HD 4330, Mobility FirePro™ Serie, Radeon™ R5 M230 oder höhere Grafikkarte mit aktuellen Treibern
1280 × 768 Bildschirmauflösung, 32-Bit-Farbe
1 GB freier Festplattenspeicher oder mehr

🙋 Häufig gestellte Fragen

❓ Sichert Microsoft 365 mein Postfach für mich?

Nein, nicht im Sinne einer Kopie, die Sie besitzen. Microsoft hält Ihr Postfach innerhalb seines eigenen Dienstes verfügbar und wiederherstellbar, gemäß den von einem Administrator festgelegten Aufbewahrungsregeln. Das ist nicht dasselbe wie eine Datei in Ihren Händen, und es gibt keine Schaltfläche in Outlook im Web, die Ihnen das Postfach als PST auf Anfrage übergibt. Eine lokale Kopie erstellen Sie selbst.

❓ Erhalte ich alle meine E-Mails oder nur das, was Outlook zwischengespeichert hat?

Alles davon, innerhalb des von Ihnen gewählten Datumsbereichs. Der Grund für diese Frage ist, dass der Export innerhalb von Outlook aus dem lokalen .ost-Cache erfolgt, und dieser Cache ein Fenster der letzten E-Mails enthält und nicht das gesamte Postfach. Die Leute enden mit einer PST, die 2024 beginnt, während die Webmail noch 2018 anzeigt. Das Office 365 Sicherungs- und Migrationstool liest den Cache überhaupt nicht. Es durchläuft das Postfach auf dem Server, Ordner für Ordner, und der Abschlussbericht listet jede Nachricht auf, die es schreiben wollte, und nennt die Anzahl derer, die es nicht schreiben konnte.

❓ Die Exportoption ist im neuen Outlook ausgegraut. Erhalte ich trotzdem eine PST-Datei?

Ja. Das ausgegraute Element ist eine häufige Beschwerde über das neue Outlook. Dies ist ein Grund, warum dieses Programm eigenständig existiert. Es verwendet nicht den Outlook-Export und benötigt kein installiertes Outlook, um die Datei zu schreiben. Es meldet sich selbst im Postfach an. Sie benötigen anschließend Outlook oder einen beliebigen PST-Reader, um das Ergebnis zu öffnen.

❓ Welche Berechtigungen werden angefordert? Kann es E-Mails löschen oder senden?

Es fordert die Leseberechtigung für Ihre E-Mails an, nichts darüber hinaus. Die Anmeldung fordert einen delegierten Lesebereich für Nachrichten an. Dieser ermöglicht dem Programm, Ordner aufzulisten, Nachrichten zu lesen und Anhänge herunterzuladen. Kein Schreib- oder Sendebereich wird angefordert. Es kann daher keine Nachricht löschen oder von Ihrer Adresse senden. Markieren oder Verschieben liegen ebenfalls außerhalb seiner Möglichkeiten. Der Zustimmungsbildschirm von Microsoft erläutert die Anfragen, bevor Sie zustimmen.

❓ Wohin geht meine Anmeldung und wie entziehe ich den Zugriff?

Die Anmeldung erfolgt zwischen Ihnen und Microsoft. Der zurückgegebene Token verbleibt im Speicher des laufenden Programms. Er wird nie in eine Datei oder in die Registrierung geschrieben. Das Schließen des Programms beendet die Sitzung. Deshalb melden Sie sich beim nächsten Mal erneut an, anstatt bereits angemeldet zu sein. Nichts von der Sitzung oder der E-Mail läuft über unsere Server. Um den Zugriff dauerhaft zu unterbinden, öffnen Sie die Sicherheitseinstellungen Ihres Microsoft-Kontos, suchen Sie diese Anwendung unter den App-Berechtigungen und entfernen Sie sie.

❓ Wie groß darf die PST-Datei werden?

In Outlook 2016 und neuer darf eine PST-Datei standardmäßig bis zu 50 GB groß werden. Ab etwa 47,5 GB lässt Outlook keine neuen Elemente mehr zu. Ältere Versionen erlauben wesentlich weniger. Für ein größeres Postfach sichern Sie es in Datumsbereichen in separate Dateien. Dies ist, was Benutzer ohnehin manuell tun. Planen Sie freien Speicherplatz in etwa der Größe des Postfachs ein. Halten Sie das Ziel außerhalb eines NTFS-komprimierten Ordners. Dort kosten kleine Nachrichten mehr Platz statt weniger.

❓ Werden Anhänge exakt wie im Original gespeichert?

Ja, unverändert. Dies gilt auch für Textdateien. Ein einzelner abschließender Zeilenumbruch ist eine Art von Unterschied, der bei der Konvertierung leicht verloren gehen kann. Der größte Anhang in unserem Test war 224 MiB und kam identisch heraus. Darüber stoppt das Programm mit einer Meldung, anstatt eine abgeschnittene Datei zu schreiben. Exchange Online begrenzt eine Nachricht ohnehin auf 150 MB. Der getestete Bereich deckt also ab, was ein Postfach enthalten kann.

❓ Kann ich das Backup auf einem externen Laufwerk oder in OneDrive speichern?

Ein externes Laufwerk ist ein gutes Ziel. Viele Leute sichern Outlook-E-Mails darauf und bewahren das Laufwerk in einer Schublade auf. Man weist das Programm darauf und die Datei wird direkt dorthin geschrieben. Ein Cloud-synchronisierter Ordner ist eine andere Sache. Wählt man einen Ordner, den OneDrive oder Dropbox synchronisiert, warnt das Programm, da die gerade aus der Cloud gezogene Datei sofort wieder hochgeladen werden würde. Zuerst lokal speichern. Das anschließende Kopieren in den Cloud-Speicher ist dann eine eigene Entscheidung und kein Nebeneffekt.

❓ Mein geschäftliches Microsoft 365-Konto fordert Administratorgenehmigung an. Was nun?

Ihre Organisation entscheidet das, nicht wir. Standardmäßig darf ein Benutzer einer Anwendung erlauben, sein eigenes Postfach zu lesen, aber ein Tenant kann dies einschränken, Administratorzustimmung erfordern oder die Benutzerzustimmung ganz deaktivieren. Wenn Ihre Anmeldung mit einer Genehmigungsanfrage endet, ist eine dieser Einstellungen der Grund, und nur ein Administrator kann diese aufheben. Bei einem persönlichen outlook.com-Konto taucht diese Frage nicht auf.

❓ Verschiebt es E-Mails von einem Postfach in ein anderes?

Nein, es migriert keine E-Mails von einem Postfach in ein anderes. Die Richtung ist einseitig, von einem aktiven Microsoft 365 oder Outlook.com Postfach in eine PST-Datei auf Ihrem Computer. Das deckt die Migration Ihrer E-Mails aus der Cloud auf Ihren eigenen Rechner ab, weshalb das Tool auch als Migrationstool für Microsoft 365 und Outlook beschrieben wird. Nachrichten in ein zweites Postfach zu schreiben, ist keine Funktion dieser Version, und der angeforderte Lesebereich könnte dies ohnehin nicht leisten.

❓ Funktioniert es mit Gmail oder auf einem Mac?

Weder noch, und es ist besser, dies zu sagen, bevor Sie etwas herunterladen. Das Programm ist Windows-Software, und das Postfach, das es liest, muss ein Microsoft-Postfach sein. Microsoft 365 und Office 365 zählen dazu, ebenso wie die kostenlosen Outlook.com-, Hotmail- und Live-Adressen. Gmail und Google Workspace sind in dieser Version nicht enthalten. Für E-Mails, die bereits in Dateien auf Ihrer Festplatte liegen, akzeptieren unsere anderen Konverter MBOX, EML, MSG, OST und EDB in PST.

Office 365 Backup & Migration Tool für Outlook und Microsoft 365 herunterladen

Office 365 Backup & Migration Tool herunterladen und verwenden

1. Mit Microsoft anmelden

2. Ordner und Datumsbereich auswählen

3. Vor dem Herunterladen prüfen

4. Ihre PST-Datei erhalten

Warum ein Microsoft 365 Postfach in PST sichern

Jedes Jahr Ihrer E-Mails, nicht nur der aktuelle Ausschnitt

Eine Kopie, die das Konto überdauert

Eine Person mit einem Postfach

Berechtigung, die Sie zurückgeben können

Funktion des Office 365 Sicherungs- & Migrationstools

Anmeldung anstelle einer Datei

Das Postfach vor Ihnen

Datumsbereich erreicht den Server

Für lange Läufe konzipiert

Anhänge Byte für Byte

Wer benötigt das Office 365 Sicherungs- und Migrationstool

Beendigung einer Arbeitsstelle oder Universität

Besitzer eines alten Outlook.com- oder Hotmail-Postfachs

Arbeit mit einem Microsoft 365 Unternehmenskonto

Inhalt der PST-Datei

🖥️ System Requirements

🙋 Häufig gestellte Fragen

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